Assistant(e) de direction - Lyon (H/F)

SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans le domaine de la mobilité.

Signature de référence pour les solutions de transport, SYSTRA est l’un des premiers groupes mondiaux d’ingénierie et de conseil spécialisés dans les transports publics et la mobilité durable. Fort de plus de 10,300 collaborateurs, SYSTRA se donne pour mission de concevoir des solutions de transport sûres et durables, afin de rapprocher les populations, de développer l’insertion sociale et de faciliter l’accès des personnes à l’emploi, à l’éducation et aux loisirs, partout dans le monde. 

Depuis 65 ans, le Groupe est engagé aux côtés des villes et des territoires pour contribuer à leur développement en créant, améliorant et modernisant leurs infrastructures et systèmes de transport, tout au long du cycle de vie de leurs projets. Intervenant très en amont de la conception, jusqu’aux phases de test, de déploiement et de maintenance, SYSTRA dispense l’ensemble de ses services dans plus de 80 pays dans le monde et réalise 74 % de son chiffre d'affaires à l'international. Grâce à ses nouveaux services, SYSTRA accompagne ses clients et partenaires dans leur transition digitale, écologique et énergétique, afin d’inventer les mobilités de demain. 

La revue de référence Engineering News-Record (ENR) classe SYSTRA au 3e rang des entreprises internationales d’ingénierie spécialisées dans le « Mass Transit and Rail », au 7e rang des entreprises internationales d’ingénierie spécialisées dans les Ponts, et parmi les 25 plus importants groupes d’ingénierie au monde.
 

CONTEXTE:

Au sein de SYSTRA France, la Direction Ferroviaire et Intermodalités des Territoires (FIT) a la charge du pilotage de l’activité de SYSTRA pour les projets d’infrastructures des modes de transport interurbains (Ferroviaire, Tram-train, Routier, Fluvial), d’aménagements, de pôles multimodaux, de centres de maintenance et de VRD en France. Elle réalise également un appui production pour les projets de SYSTRA à l’international dans ses domaines de compétence.

Ses clients institutionnels sont notamment le groupe SNCF (SNCF Réseau, SNCF Voyageurs, Gares & Connexions) et les Autorités Organisatrices de Transports, ainsi que Réseau de Transport d’Electricité.

MISSIONS:

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur, vous assurez l’assistanat du Directeur et des tâches administratives pour l’ensemble des équipes, ainsi que l’interface avec les autres directions de SYSTRA.

À ce titre, vous serez principalement chargé des missions suivantes :

• Gestion courante

• Planification et organisation des réunions internes (dont revues d’affaire)
• Aide à la gestion de l’agenda du Directeur FIT, prises de rendez-vous
• Gestion du courrier, des fournitures
• Aide à l’organisation des déplacements et notes de frais des collaborateurs dans Systravel
• Aide à l’organisation des réunions, notamment des sessions plénières de la Direction (réservation salle, organisation logistique de la journée etc.)
• Mise à jour des listes de diffusion
• Mise en forme des documents sous format SYSTRA
• Archivage des documents pour l’équipe de Direction
• Gestion des signatures de documents pour l’équipe de Direction
• Aide des collaborateurs à la gestion SPOT en particulier pour la saisie des heures, la gestion des commandes et le suivi des codes transverses de la Direction
• Gestion administrative au sein de l’entité (organigramme, liste de diffusion, ...)

• Gestion achat prestations intellectuelles

• Gestion complète des tâches du processus achats de prestations intellectuelles niveau Direction FIT
• Relation équipe achats pour la Direction FIT (facultatif)
• Animation des gestionnaires de commande de FIT (facultatif)

• Appui RH 

• Accueil et aide pour les démarches administratives des nouveaux collaborateurs (anticipation des demandes de badge, d’accès réseau, de matériel etc.),
• Préparation des lettres de mission et vérification des conditions d’éligibilité
• Initialisation et acceptation des fiches de mobilité
• Suivi du planning de congés de la Direction FIT et des membres du CODIR
• Suivi et mise à jour du livret accueil et intégration des nouveaux arrivants
• Sous-délégation de signature : mise en place du tableau de suivi et vérification

• Communication

• Organisation d’évènements internes (séminaires, Livestream, Instant Contrat, Lundi de l’info …) : réservation, organisation logistique, …
• Appui à la gestion des vœux pour les clients
• Edition d’une gazette pour la direction
• Communication sur les nouveaux arrivants,
• Edition et communication visuelle au sein du département

PROFIL:

De formation bac +2 type "assistant manager" vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur une fonction similaire.

Compétences techniques:

• Très bonne pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

Qualités personnelles:

• Aptitude à évoluer dans un environnement évolutif
• Organisation, rigueur, bonne gestion du stress, discrétion, autonomie, dynamisme
• Bon relationnel
• Capacités rédactionnelles

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante.