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Gestionnaire de site et assistant(e) d'entité (H/F)

Pays:  FR
Domaine:  Support et transverse
Lieu: 

Lyon, FR

Type de contrat:  05. CDI / Permanent

​​​​​MISSIONS:

 

Gestionnaire de site:

  • Gérer l’accueil des nouveaux arrivants et les départs : affectation de poste de travail, attribution de badges d’accès et informatiques, mise à jour et distribution du livret d’accueil
  • Assurer le suivi des prestations et facturations des prestataires intervenant dans les locaux :
    • Prestataire d’accueil
    • Envoi de courrier et colis
    • Gestionnaire des photocopieurs et traceurs
    • Fournitures
    • Ménage
    • Vérifications de sécurité
    • Fontaines à eau et distributeurs de boissons
    • Tri des déchets
    • Mobilier
    • Maintenance des parties privatives

En fonction des besoins, la/ou le gestionnaire de site peut demander des devis et négocier des contrats pour les besoins locaux.

  • Organiser la distribution du courrier
  • Assurer le suivi des consommations de fourniture, papier …
  • Assister le Responsable de site vis-à-vis de la mise en conformité du site (exigences sécurité et vérifications périodiques)
  • Piloter la relation avec le gestionnaire de l’immeuble
  • Assister le Responsable de site pour l’organisation d’évènements locaux
  • Assurer un reporting au siège

 

Assistante d'entité:

Assistance aux collaborateurs de la Région :

  • Commande de leurs Equipements de Protection individuels,
  • Commande de leurs fournitures de chantier
  • Appui pour la création des missions et recherche train/hôtel
  • Assistance vis-à-vis du fonctionnement de SYSTRA (saisie des heures, questions RH, questions logistiques …)

 

  • Assistance à la Direction du Département :
    • Suivi RH des effectifs
    • Préparation des lettres de missions
    • Suivi des moyens logistiques mis à disposition des collaborateurs : véhicules, ordinateurs, téléphones…
    • Suivi sécurité : saisie des EPI sous le logiciel de veille sécurité (OSS), alerte pour dates de fin de validité des visites médicales
    • Suivi de la mise en œuvre du plan de formation
    • Organisation de réunions pour le département

 

PROFIL:

  • Une formation d’assistance de gestion ou équivalent suite à expérience professionnelle
  • Un vrai sens du service
  • Maitrise du pack office
  • Bonne capacité rédactionnelle

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