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Alternance - Assistant de gestion (H/F)

Country/Region:  FR
Field:  Support & transversal
Location: 

PARIS, FR

Type of Contract:  Apprentice
Level of experience:  00-02 years

PRÉSENTATION SYSTRA

SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans les infrastructures de mobilité.

Depuis plus de 60 ans, SYSTRA accompagne ses partenaires et ses clients sur toutes les phases d’un projet, de la conception à la réalisation et de la construction à la maintenance.

Fort de ses 6 700 collaborateurs, dont plus de la moitié à l’étranger, SYSTRA est un leader incontesté dans son secteur.

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante ; ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

MISSIONS

L'alternant aura les responsabilités suivantes :

Gestion journalière de la correspondance DMO et traçabilité en lien avec l’Assistante de DMO

  • Réception du Courrier chez MOG (Moyens Généraux) et gestion journalière (courrier et Boîte aux lettres DMO) :
    • Enregistrer dans SharePoint les AR.
    • Enregistrer dans SharePoint les Courriers simples.
    • Enregistrer dans SharePoint les Courriers recommandés.
    • Distribution dans les bannettes.

Gestion des cartes Habilitation COP et SPS en lien avec le Directeur DMO

  • Suivi sur l’outil OSS des cartes habilitations et s’assurer que chaque collaborateur en soit muni.
  • Saisi des VPS transmises par les RA dans OSS.
  • Alerte sur les fins de validité des habilitations et formations.

Appui à la gestion administrative DMO en lien avec l’Assistante de DMO

  • Accueillir les nouveaux collaborateurs et présentation de l’environnement : demandes d’accès Badge, demande de PC, téléphone portable et activation, accès informatiques.
  • EPI – A récupérer au service Sécurité.
  • Gestion site collaboratif SharePoint.
  • Fournitures Bureaux.
  • Réception et envoi Matériel en collaboration avec la DSI, MOG (ITOP) : PC portable, Téléphone Portable dans les Régions Chez SYSTRA Marseille, Bordeaux, Lyon selon les demandes.
  • Suivi de la salle Raspail (planning).
  • Gestion des calendriers Outlook.
  • Mettre en place une note DMO méthodologie d’accueil.
  • Mise à jour de l’organigramme fonctionnel sous SharePoint en format Word.
  • Mise à jour des listes Arrivées/Départs des collaborateurs (Excel).
  • Appui divers…

Appui à la gestion des commandes outil PeopleSoft en lien avec l’Assistante DMO

  • Saisie des commandes, Réception, Suivi état des factures, Tableaux de suivi.

Appui gestion du parc automobiles SPS avec le Directeur DMO

  • Mise à jour des assurances, contrôles techniques, nom des propriétaires, cartes péages/essence etc…

PROFIL REQUIS

FORMATION :

Licence gestion

Compétences techniques (réglementaire, outil informatique, domaine d’expertise) :

Word, Excel, Outlook, SharePoint

Qualités personnelles :

  • Rigueur
  • Autonomie
  • Implication
  • Motivation