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Assistant documentaire (H/F) - alternance

Pays/Région:  FR
Domaine:  Support et transverse
Lieu: 

Saint Denis, FR

Type de contrat:  Apprenti
Expérience:  00-02 ans

PRÉSENTATION SYSTRA

SYSTRA est un groupe international d’ingénierie et de conseil dans les infrastructures de transports ferroviaires et urbains.

Depuis plus de 60 ans, SYSTRA accompagne ses partenaires et ses clients sur toutes les phases d’un projet, de la conception à la réalisation et de la construction à la maintenance.

Fort de ses 7 300 collaborateurs, dont plus de la moitié à l’étranger, SYSTRA est un leader incontesté dans son secteur.

CONTEXTE

La Société du Grand Paris a confié à SYSTRA en groupement avec 4 agences d’architecture la maîtrise d’œuvre d’infrastructures (MOE-I) du tronçon 2 des infrastructures du Réseau de Transport du Grand Paris, sur la Ligne 15.

Ce tronçon de 21 km, entièrement en souterrain, s’étend entre la gare de Noisy-Champs (gare comprise) et la gare de Villejuif Louis Aragon (hors gare). Il traverse principalement des zones urbaines denses, intègre trois passages sous-fluviaux (Seine/Marne) et traverse un important faisceau ferroviaire aux Ardoines dans la commune de Vitry. Il comprend 8 gares et 26 ouvrages annexes. Les gares se composent d’un volume souterrain en infrastructure et d’une émergence RDC en structure béton et/ou structure métallique. Le périmètre de la mission confiée à SYSTRA comprend le génie civil de l’ensemble du tronçon, le gros-œuvre en superstructure et les aménagements de second œuvre des ouvrages annexes en ligne et des gares, ainsi que le déploiement de certains équipements systèmes dans les gares.

Les travaux concernant les Aménagements comprennent :

•                Corps d’état d’aménagement (CEA) : Gros-Oeuvre, Génie Civil, Etanchéité, Maçonnerie/rechargement béton, Charpente métallique, Menuiserie Extérieures/façades, Vitrerie Intérieures, Serrurerie, Métallerie, Revêtement de sol et muraux, Faux plafonds, Mobilier et menuiseries bois, Peinture, Plomberie, Charpente/façade, Voiries et Réseaux Divers, Informations voyageurs etc.

•                Corps d’état techniques (CET) : Courant Fort, Courant Faible, Chauffage Ventilation Climatisation, Protection incendie, Désenfumage, SSI, supervision Centralisée,  etc…

Pour les 8 gares, les marchés sont de type TCE Aménagement par Gare incluant CEA et CET (certains marchés peuvent être allotis jusqu’à 3 lots par Gare).

 

 

Pour les Ouvrages Annexes, 2 marchés TCE sont prévus :

•                Marché OA Est (Marché TCE concernant 17 ouvrages Annexes allant de Créteil L’Echat à Noisy le Grand).

•                Marché OA centre (Marché TCE concernant 7 ouvrages Annexes allant de Vitry à Créteil l’Echat).

MISSIONS

Gestion administrative documentaire

Gestion des documents d’exécution – GED et VISATOR

Le projet bénéficie d’un système de gestion électronique des documents (GED LASCOM).

  • Réceptionner et vérifier l’ensemble des documents transmis sur la GED et en papier par tous les partenaires et les entreprises de travaux sous MOE Systra
    • Tenir la liste de diffusion à jour
    • En assurer la diffusion en interne et en externe si besoin
  • Assurer le relai de l’administrateur GED sur le chantier, et son remplacement en cas d’absence
  • Enregistrer et diffuser via la GED les documents SYSTRA.
    • Dépôt en masse / individuel des livrables sur Mezzoteam pour le compte des utilisateurs - en demandant le cadre d'envoi (Utilisation de Excel indispensable)
    • Vérification de la conformité des document (afin d’assurer une bonne qualité documentaire)
    • Envoi des livrables intermédiaires au client via la GED tpPLM + Serveur + maj Liste des livrables
  • Relance utilisateurs Mezzoteam (proactivité nécessaire)
  • Alimentation SP pour le compte des utilisateurs / Serveur
  • Création des Bordereaux d'envoi pour le compte des utilisateurs
  • Vérification de la conformité des Modèles envoyés par SGP (adaptation)
  • Suivi Clés USB

Et d’un outil de suivi du VISA – VISATOR :

  • Déposer les documents informatiques transmis sur le serveur dédié
  • Informer les contributeurs VISA
  • Suivre et relancer les contributeurs VISA
  • Réceptionner les fiches VISA et les transmettre à l’entreprise

Gestion administrative :

  • enregistrer et diffuser le courrier entrant
  • préparer, mettre en forme, enregistrer et diffuser le courrier sortant (entreprises, client, partenaires, sous-traitants…),
  • assurer l’archivage documentaire (courriers, documents administratifs, documents EXE des entreprises,  dossiers d’ouvrages…),
  • assurer l’envoi du courrier sortant
  • Mettre en forme les documents
  • Télécharger et diffuser les comptes-rendus
  • Accueil des nouveaux arrivants
  • Remplacement des assistant(es) durant les congés.

ROFIL REQUIS

FORMATION :

BTS assistant manager ou gestion pme

OU equivalent

NOMBRE D’ANNÉES D’EXPÉRIENCE :

 

Compétences techniques (réglementaire, outil informatique, domaine d’expertise) :

  •  Logiciels Bureautiques (Word, Excel…)
  •  Pratiques et connaissances de GED appréciées

 

Qualités personnelles :

  •  Rigueur,
  •  Autonomie, sens de l’initiative
  •  Goût du travail en équipe sur chantier
  • Excellentes qualités rédactionnelles.

               

       

Conditions d’emploi

Début du contrat :

Septembre 2021

DUREE DE LA MISSION

Alternance 2 ans

LIEU :

Saint-Denis